Gestión de proyectos creativos: Teamwork

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La wakalogía

Es difícil controlar proyectos y equipos sin que se te vaya la vida, falles en las entregas o acabes queriendo cambiar de profesión. Si trabajas como creativo seguro que sabes de qué te hablo.

En waka, manejar correctamente los proyectos es vital para poder desarrollar nuestra filosofía de vida y seguir nuestra wakalogía (libro que hemos publicado recientemente). Más allá de poder gestionar los proyectos y a las personas, buscamos traspasar el umbral laboral para encontrar un equilibrio personal. En definitiva, vivir y trabajar más felices.

La presión de los proyectos

Que un encargo termine correctamente en tiempos parece posible si nos apoyamos en alguna de las múltiples herramientas de gestión de proyectos del mercado. Pero el verdadero reto es evitar sobresaltos en el transcurso del mismo. Que esté controlado.

Detrás de muchas entregas, incluso a tiempo, la presión puede llevar a trabajar muchas horas extra. Por muy contento que esté tu cliente, quizás en tu equipo ha habido muchas tensiones para cada entrega. Durante la realización un proyecto, y de manera silenciosa para el cliente, pueden ocurrir multitud de momentos lamentables, como llamadas inoportunas, cambios de última hora por tener todo cogido con alfileres, desesperación del equipo. Reducir la presión durante un proyecto es vital para manejar equipos correctamente.

El verdadero reto es evitar sobresaltos en el transcurso del proyecto.

Protocolos de trabajo

Para nosotros, la presión suele tener dos causas: cuando no sabemos bien qué tenemos que hacer, o cuando no sabemos bien cuánto tardaremos en hacerlo. Estos dos factores son clave a la hora de sentarse a planificar, de ahí que el simple uso de una herramienta no te va a solucionar la vida, si no tienes claros tus protocolos de trabajo. Los programas son herramientas, no te ofrecen las ideas.

Para profundizar más en sistemas de protocolos para el mundo creativo, y poder calibrar esos dos puntos de presión, te recomiendo comprar nuestro libro de la wakalogía.  Y si no tienes un duro, lo puedes descargar aquí gratuitamente.

Si crees que todo esto lo tienes controlado es el momento de integrar una herramienta de gestión de proyectos. Nosotros actualmente usamos Teamwork. Como coordinador de proyectos en waka, considero que cumple casi todas las necesidades para acercarnos a la paz mental que tanto buscamos.

 

Review de Teamwork

Ya llevamos casi un año usando Teamwork y nos parece llegado el momento de hacer una revisión (o reflexión) sobre este software. Quizás con ello podamos echar un cable a quien quiera adentrarse en él, o eso esperamos. Pero también lo hacemos con ánimo de que nos deis vuestra opinión, la de otros profesionales o estudios que lo estéis usando.

Hasta ahora no hemos visto el programa de gestión de proyectos ideal (hemos probado Trello o Asana entre otros), pero Teamwork nos está resultando una gran herramienta de control proyectos. Casi hecha a medida. Nos sirve para muchas cosas que parecía difícil encontrar en un único programa: podemos afinar presupuestos, afianzar nuestros procesos, agilizar el seguimiento de entregas, controlar las cargas de trabajo, los horarios y bueno, para muchas cosas más.

Advierto que este artículo NO es un tutorial del programa. Teamwork es realmente extenso y tiene muchas posibilidades que aún desconocemos. Aunque el programa lo ofrece, no lo usamos como central de archivos en Cloud, ni para comunicarnos entre nosotros con su chat o sistema de videollamadas. Tampoco usamos el módulo de CRM. La realidad es que intenta abarcar mucho y hay opciones que resultan un poco pobres comparadas con las de Google o Microsoft.

Una pena no tener el programa único e ideal para todo. Así que si algún desarrollador se anima a que lo creemos juntos, que nos contacte, ¿por qué no?

 

Proyectos y tareas

Las pestañas básicas del menú de Teamwork te ofrecen una visión general de la operativa del estudio: los proyectos activos, las fechas de entrega próximas, la carga de trabajo por persona, el tiempo de jornada utilizado e incluso la previsión de facturación.

Pero antes de poder ver algo, lógicamente tendrás que preparar un poco el terreno de juego. Por ejemplo, merece la pena introducir como mínimo:

• Cada persona de tu equipo.
• Marcar horarios laborales.
• Datos básicos de tus clientes.
• Crear un proyecto estándar.
• Crear y parametrizar las tareas dentro ese proyecto.
• Crear categorías para los proyectos.
• Generar plantillas de esos proyectos base.
• Configurar las pizarras Kanban a tu gusto.

A partir de ahí, la introducción de un nuevo proyecto, y la posterior planificación del mismo, es bastante intuitiva.

Los proyectos

Esta sección es el corazón del software, donde verás lo que tienes en marcha, quién es la persona responsable y el estado general. El proyecto es la mayor unidad de control en Teamwork.

Para nosotros, en waka, un proyecto es un trabajo completo de un presupuesto y con facturación propia. Si el mismo cliente quisiera contratar la imagen corporativa y también la web de su empresa, en Teamwork creamos 2 proyectos para ese mismo cliente.

Tienes la posibilidad de categorizar proyectos, lo que te permitirá tener un filtro rápido para mostrar diferentes tipos de proyectos, Por ejemplo, nosotros simplemente diferenciamos entre “proyectos internos” o “para clientes”. Cada vez que hacemos algo interno lo tomamos como si fuera para un cliente (a modo de previsión y demás parámetros). Esto suaviza el efecto “en casa de herrero…”.

En nuestro libro de wakalogía explicamos cómo funcionamos en el estudio. Contamos cómo y por qué dividimos los proyectos en grandes bloques generales, y que además, son lineales en el tiempo. Llegar al átomo de cualquier elemento te permite crear piezas que serán la base de cualquier protocolo de trabajo. Al final siempre intentamos hacer las cosas de una manera similar, como en cualquier sector. Es básico para trabajar organizados.

Crear el primer proyecto

Para crear tu primer proyecto, simplemente pulsa en AÑADIR PROYECTO. Ahora sigue los pasos del configurador, que básicamente son las necesidades generales de cualquier proyecto:

• Nombre del proyecto.
• Cliente.
• Fechas de inicio y cierre.
• Personas del equipo.

Las tareas

Cada proyecto se puede dividir en “listas de trabajo” (por ejemplo, “Fase de Análisis”), que nos permite categorizarlo y empieza a darle una forma manejable. Las listas, ahora sí, se dividen a su vez en “tareas” o “cards”, que son la mínima expresión de un trabajo concreto (en este caso podría ser: “Búsqueda de referencias”).

El sistema de tareas es la base de Teamwork, así que parece bastante a medida de las necesidades de nuestro estudio, y eso también ha permitido que lo hayamos asimilado de manera muy ágil.

Las tareas son las piezas de un puzzle. Cada una de estas piezas contiene información vital y será una especie de guía para el profesional. Podremos concretar muchos parámetros prácticos:

• Título de la tarea.
• Descripción de la tarea.
• Persona o personas responsables.
• Tiempos de dedicación presupuestado.
• Tiempo de trabajo invertido.
• Fechas de inicio y fin de la tareas.
• Comentarios.

La tarea es un elemento vivo, donde cada profesional, o profesionales, ven lo que tienen que hacer, saben cuánto deberían tardar y pueden ver el tiempo que llevan invertido, etc.

Se puede utilizar la descripción de tarea para orientar en las microtareas. Tranquilo, las microtareas no existen como tarjeta, pero nosotros si las apuntamos a modo de lista en esta descripción (así evitamos hacer miles de tarjetas). Así es como, poco a poco, se crean protocolos de trabajo que ayudan a unificar la forma de hacer de todo el equipo, y por ende, la del estudio.

Tamaño de las tareas

Ya hemos dicho que nuestro protocolo de trabajo lo contamos en el libro, pero creo que merece la pena orientar un mínimo en la forma de concebir qué es una tarea. Por un lado puedes ahogarte creando miles de tareas. Por el otro, puedes crear tareas tan genéricas y grandes que no ayudan a hacer un control mínimo semanal.

Nuestro consejo es crear tareas de más de 2 horas y menos de 20. Así, cuando uses el temporizador (que por cierto, incluye el programa), no tendrás que estar cambiando de tarea cada menos tiempo. Tampoco deberían tener más de 20 horas, para poder hacer un control y que de tiempo a reaccionar dentro de la misma semana.

Si te mueves dentro de estos parámetros de medición, un project manager podrá hacer seguimiento de los proyectos a nivel micro de manera muy ágil. Podrá supervisar el estado de un proyecto y corregir desviaciones sin sufrir sustos desagradables.

Vistas de un proyecto

Al entrar en un proyecto podemos ver la misma información desde diferentes ángulos. Desde un listado puro de tareas dividido en bloques, a una típica pizarra Kanban (con columnas tipo TO DO, DOING, DONE), pero que puedes configurar como tú quieras.

Podemos entrar en vistas de tiempo, de productividad, de entregas e incluso en Diagramas Gantt que podremos exportar para mostrar al equipo o al cliente. En cualquiera de ellos puedes realizar modificaciones que se trasladan al proyecto global.

 

Extras de un proyecto

Como extras a nivel de proyecto, Teamwork ofrece el almacenamiento de archivos. También la integración en terceras plataformas, como Google Drive que usamos nosotros, de manera que es sencillo tener archivos a mano sin duplicar nuestra documentación.

También ofrece formularios, sistemas de riesgos, o finanzas para cada uno de los proyectos, pero ese río aún no lo hemos cruzado.

 

El tiempo

El tiempo es vida, el tiempo es dinero. Cada tarea requiere un tiempo que debería haberse reflejado previamente en un presupuesto (literalmente, una estimación). Una vez contratado un trabajo, ajustarse a esos tiempos hará que los proyectos sean rentables o no. Para poder controlar este importante punto, en Teamwork usamos la herramienta de TIMER.

El tiempo es vida, el tiempo es dinero.

Cada persona maneja un reloj de tiempo para sus tareas individualmente. Lo activa y para para grabar tiempos. Aparte de para controlar el proyecto en ciernes, sirve para otras cosas, como registrar la jornada laboral (obligatoria por ley). También para revisar tiempos invertidos en un proyecto. El Timer es la herramienta más interesante para afinar tu maquinaria en su nivel más operativo, y hacer estimaciones más afinadas en futuros proyectos.

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Plantillas de proyecto

Una de la cosas más interesantes para nosotros son las PLANTILLAS DE PROYECTO. Después de sudar montando un proyecto con sus listas y con sus múltiples tareas, podrás guardarlo como plantilla para siguientes trabajos similares. Aquí es donde insistimos en la utilidad de tener protocolos de trabajo, pues te permiten que el esfuerzo de montaje de un proyecto sea solo para la primera vez. Esto pueden ser muchas, pero muchas horas de ahorro.

Si además has configurado las fechas de cada bloque o tarea para planificar el proyecto que usarás de máster, eso queda grabado en la plantilla. En su uso posterior, tendrás guardadas esas fechas relativas al inicio del proyecto. Por lo que simplemente marcando la fecha de un nuevo proyecto tendrás un diagrama de Gantt de manera instantánea.

Planificación

El planificador te ofrece una visión de tu equipo (una fila por persona) en una línea de calendario. Simple y muy operativo. Para sacarle el máximo rendimiento a este panel, tendrás que tener los deberes hechos previamente. Es decir:

1. Proyectos activos.
2. Tiempos estimados en las tareas de los proyectos.
3. Fechas de inicio y fin asignadas a las tareas.
4. Personas asignadas a esas tareas.
5. Personas configuradas su carga laboral semanal.

Si lo has preparado, tienes delante la gran herramienta para un control responsable, tanto del equipo como de cada proyecto. Verás la carga de trabajo de tu equipo, para según veas, aceptar o no nuevos trabajos o dar tiempos realistas a los clientes. De este modo conseguimos planificar la carga de trabajo a meses vista y evitamos sobrecargas en el equipo. La visión panorámica de la situación del estudio ayuda a saber quién puede hacer próximos proyectos, cuándo se va la gente de vacaciones, o cuándo deberían irse.

El día a día

Si has leído nuestro libro, verás que todo esto es la puesta en práctica de todo lo que contamos en él. Manejamos tareas, dividimos proyectos, planificamos semanas, damos fechas de entrega, etc. Incluso el cliente puede ver reportes milimétricos de sus trabajos.

En waka cada semana comenzamos viendo la situación de los proyectos. Cómo van las tareas activas, las entregas que toquen y la planificación de próximos trabajos. En un vistazo rápido el project manager comprueba la carga general de cada persona, y luego chequea la previsión de trabajo de todo el estudio.

Nada es gratis. Precio de Teamwork

El precio depende del perfil de los usuarios, y en TEAMWORK hay 2: el equipo y los colaboradores.

Los colaboradores son gratuitos, pueden verlo casi todo pero no podrán trabajar con los módulos de tiempo. Así que viven fuera del flujo de control de horas, pero sí pueden estar integrados a nivel de tareas. Nosotros lo usamos para trabjar con freelancers.

Los usuario del equipo tienen acceso total y un coste de unos 18€/mes. Lo cierto es que resulta un precio alto para un software SaaS, pero a nosotros nos está mereciendo la pena. Ya vimos que el tiempo es dinero, y las miles de horas que estamos aprovechando gracias al programa, salen a cuenta a final de mes.

Integraciones de Teamwork

El programa ofrece de manera gratuita vincular cuentas de otros softwares para centralizar lo máximo posible. Así que puedes ver un gran listado de opciones como: Dropbox, Google Drive, OneDrive, SharePoint, HubSpot y muchos más. Como hemos comentado, solo usamos la de Drive para tener acceso directo a la documentación desde cada proyecto. Como decía, crea un vínculo y así evitamos la duplicaidad. Es un poco básica de interfaz, pero va bien.

Más de Teamwork

Esto son las cosas que no estamos utilizando del programa. No digo que no sean interesantes, pero bueno, cada uno puede decidir si le interesa o no usarlas. Por ejemplo:

• Chat y Videoconferencia (incluido)
• Sistema de CRM (se paga aparte)

Nosotros usamos herramientas de Google Suite, por lo que el chat y el calendario de Teamwork ni lo miramos. También tiene un almacenamiento propio de archivos con una capacidad que depende de tu tipo de cuenta. Existe una herramienta de escritorio para trabajar offline y una extensión para Chrome que agiliza el uso del timer. Bueno, muchas otras cosas que iremos investigando poco a poco.

Dicho esto, esperamos poder ayudar a aquellos que viven en el caos, especialmente a los profesionales del sector creativo. Cualquier sugerencia, opinión o consulta será bienvenida para dar un poco de luz a este oscuro mundo que reúne presupuestos, tiempos y creatividad… una mezcla complicada.

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