Qué es Agile
Agile o “metodología ágil“, es una forma de trabajar en equipo, dividiendo un proyecto en ciclos con entregas de tareas incrementales, donde el cliente deberá hacer aprobaciones para continuar.
Nació en el sector del desarrollo de software a finales de los 80 (para sustituir el viejo sistema lineal en cascada). Ya ha quedado comprobado que es aplicable en muchos otros sectores como por ejemplo, las agencias de diseño.
La filosofía de estas metodologías es permitir que los requisitos de un proyecto evolucionen durante el proceso de creación del mismo, sin dolor. Cada proyecto además puede ser realizado por equipos multidisciplinares, dando su aprobación en todo momento de manera regular.
Permite que los requisitos de un proyecto evolucionen, sin dolor.
Scrum, la principal metodología Agile
En Scrum los proyectos se trocean en tareas tangibles con entregas a cliente. Las entregas se programan en ciclos, iteraciones o sprints. Tiene mucha jerga (sprint, backlogs, scrum master, product owner…) y hay que ser muy estricto para ejecutarlo al pie de la letra.
Tiene revisiones regulares del equipo y entregas a cliente. Busca evitar desviaciones del equipo en el objetivo del proyecto, y posibles cambios de rumbo descontrolados por parte del cliente.
Debe haber comunicación muy fluida entre el equipo, buscando la mejora contínua. De la misma manera, la relación con el cliente se planifica de manera sistemática, para ofrecerle transparencia sobre el uso de los recursos utilizados.
Problemas con el Scrum en una agencia
El problema del uso de Scrum en una agencia, es que éste nació como un sistema de trabajo para desarrollo de software. Y en la práctica esto se aleja de la realidad del día a día en el trabajo de una agencia de diseño.
Lo cierto es que las revisiones de diseño, creatividades, aportes de material por el cliente, etc. son poco controlables en tiempo o certificación como le gustaría a un Scrum Master.
Scrum es una buena base, pero necesita su propia adaptación a nuestro medio.
Otra metodología agile: Kanban
Kanban está basado también en una subdivisión del proyecto en tareas. En este caso, la visualización es general y con una división en el estado de avance de cada una de ellas (por hacer, hechas, en progreso).
Creo que se acopla mejor a la realidad del flujo de trabajo habitual en agencia: hay muchos más proyectos simultáneos que coordinar o ejecutar, y seguramente, con duraciones menores.
De todas formas, Kanban no ofrece una metodología de trabajo tan clara y con perfiles tan elaborados como Scrum. Simplemente invita a un orden visual de la tareas en un marco, más para ver las cargas de trabajo y su estado, que para sistematizar el proceso.
Diferencias entre Scrum y Agile
Scrum es un framework de trabajo, mientras que Agile es la filosofía de trabajo en la que se basaron para crearlo. Existe un manifiesto que describe el método Agile, con 12 principios y escrito por los principales innovadores de software del momento (2002).
El principio ya dice mucho sobre la forma de trabajar de muchos diseñadores ya que rompe los principios del arte. Pero bueno, estamos intentando trabajar de la mejor manera posible, ¿no?
La prioridad es satisfacer al cliente mediante la entrega temprana y continua.
Cómo usar las metodologías ágiles en una agencia
La mentalidad para trabajar con metodología agile debe comenzar por ser flexible y adaptable a los cambios. Hay que aceptar que no existe una única manera de hacer las cosas.
Además, por muy buena que sea la situación de la metodología implementada en un momento concreto, es seguro que sufrirá modificaciones para seguir adaptándose a los cambios que el mercado provoque en la propia agencia.
Al cliente le da igual tu metodología, lo que quiere son resultados.
De los métodos del software, podemos sacar 3 fases comunes en el planteamiento de cualquier proyecto:
- Recibir las necesidades del cliente.
- Traducirlas en etapas de trabajo con tareas concretas y realistas.
- Dar estimación de esas tareas al cliente, en tiempo y recursos.
Ahora bien, a la hora de trabajar, estos ciclos (o iteraciones) los debemos hacer de manera regular tanto con el cliente (para chequear avances), como con el equipo (para analizar el feedback y planear la siguiete etapa).
Bueno, si conseguimos esto podemos decir que empezamos a tener una metodología ágil en nuestra empresa.
Imagen de SEGUETECH
Ventajas de la metodología Agile en una agencia de diseño
Los cambios durante el proyecto son menos traumáticos. No hay una definición lineal de todo el proyecto, por lo que se deja margen para pivotar incluso sobre el objetivo final.
Entregas más rápidas y de mayor calidad. Al ser entregas más pequeñas y consensuadas con el cliente, existe una mayor conexión entre ambos y las desviaciones del proyecto son menores, por lo tanto los recursos se optimizan.
Interacción de los miembos del equipo. Todos los miembros del equipo, aún de departamentos o perfiles diferentes, están conectados, para tener opinión de manera recurrente y evitar pasos atrás por la desconexión de un objetivo puntual y concreto que debe ser común a todos.
Trabajar de la mano del cliente. Todos las personas implicadas en el proceso deben tener en cuenta que la felicidad del cliente es el verdadero objetivo común. Por ello, se debe tener su opinión en cuenta en todo momento y en cada pequeña entrega. De esta manera, además, nos ahorramos sorpresas desagradables. Al menos algunas.
Mejora contínua. La cooperación del equipo y su espíritu de trabajo flexible, permite la mejora individual de cada individuo y su reflejo en los resultados del proyecto.
Consecuencias de usar una metodología agile
Lo cierto es que, para imponer una metodología ágil de manera exitosa en una agencia, hace falta el tiempo y la experiencia de todo el equipo.
Mientras que el método Scrum para software está más que detallado y probado desde hace años, en agencias de diseño y publicidad este tema acaba de aparecer. Después de algunos años adaptando metodologías y buscando la nuestra propia, podemos decir que si lo conseguimos tendremos muchas ventajas:
- El personal estará más contento: existe colaboración entre las personas, se reduce la individualidad, se mejora profesionalmente y se conoce el sentido de las tareas realizadas en cada momento.
- El cliente estará más contento porque los objetivos son más cercanos y tangibles. Evitamos sorpresas y optimizamos sus recursos de inversión.
- El cliente suele sentirse cómodo al estar involucrado en la marcha del proyecto. Es un espectador recurrente, porque la responsabilidad y el control debe estar en manos de la agencia en todo momento.
- Las entregas tendrán más calidad. Al involucrar al cliente de inicio, las entregas se programan y le llegan con una base acordada previamente, asegurando la mínima desviación.
- Los cambios de criterio de un cliente están menos justificados, pues ha debido haber aprobaciones parciales. La liebre de un cliente tóxico suele levantarse antes de lo habitual.
- Los project managers podrán llevar más proyectos, pues su trabajo se basará en la programación y el control puntual en cada ciclo de iteración (y la gestión de alguna incidencia). De esta manera, evitamos que tengan al cliente encima todo el día.
- El rendimiento de los trabajadores será superior. Las tareas de cada persona y su entrega a cliente está planeada a corto plazo, bajo una aprobación previa del cliente. Al bajar el nivel de incertidumbre en entregas hay menos trabajo tirado a la basura. Este componente también ayuda a la satisfacción de cada individuo.
Conclusión
Sin duda, el uso de una metodología es vital para el funcionamiento correcto de equipos de trabajo. La adaptación de metodologías ágiles en agencias de diseño es un terreno farragoso, pues las bases más ortodoxas no encajan con las realidades de nuestro sector, pero es la única vía para la escalabilidad y sostenibilidad de una empresa.
Creo que debemos ser flexibles para buscar, comparar y adaptar lo que más se acomode a sus flujos de trabajo habituales para conseguir los dos objetivos básicos:
- Maximizar los recursos de su equipo
- La satisfacción del cliente
Software para metodologías ágiles
Es notable la existencia de STREAMTIME, un software especialmente diseñado para agencias creativas. Con muy buena estética y estilo visual, pero sobretodo con la adaptación de Kanban a la realidad de nuestro mundillo. Carete, pero bueno, puede ser la diferencia entre ser sostenible o no.
Hay muchísimos otros programas para poder adaptar la metodología de trabajo que elijas. Aquí tienes la categoría de software de gestión de proyectos del comparador de software Capterra con las características de cada uno.
¿Y vosotros? ¿Conocéis algún otro? Abramos el debate…
Bibliografía:
- DPM: https://thedigitalprojectmanager.com/agency-agile-process/
- MEDIUM: https://medium.com/aperto-an-ibm-company/how-to-become-agile-an-agency-guide-1ac71fcd003a
- UHURU: https://uhurunetwork.com/agile-marketing-scrum/
- OPEN WEBINARS: https://openwebinars.net/blog/que-es-la-metodologia-agile/
